ইমেইল কাস্টমার সার্ভিস (পার্ট – ১)

ইমেইল কাস্টমার সার্ভিসঃ

ইমেইল কাস্টমার সার্ভিস সব ধরনের কোম্পানির জন্যেই প্রযোজ্য। আমি আলোচনা করবো ইকমার্স বিজনেসের ইমেইন কাস্টমার সাপোর্ট নিয়ে। ইকমার্স মানেই অনলাইনে কেনা বেচা। বাংলাদেশী ইকমার্স বিজনেস বর্তমানে ক্যাশ অন ডেলিভারি সিস্টেম মেইন্টেইন করলেও দেশের বাইরের ইকমার্স সার্ভিস গুলি এমন নয়। ইউএস ইকমার্স সার্ভিস গুলিতে পেমেন্ট আগে করতে হয়। সে ক্ষেত্রে কাস্টমারের প্রোডাক্ট পাওয়ার তাড়া টা একটু বেশিই থাকে। তাই বরাবরই ইমেলের মাধ্যমে সেলারের সাথে যোগাযোগ করে থাকেন।

কাস্টমার সার্ভিস বলতে আমরা কি বুঝিঃ

কাস্টমার সার্ভিস হল, আপনার বিজনেস নিয়ে কাস্টমারের নানা রকম প্রশ্ন থাকে, যেটার যথাযত উত্তর আপনাকে প্রভাইড করতে হবে। উত্তর ভুল হলে কাস্টমার আপনার কোম্পানি সম্পর্কে ভুল ধারনা পাবে।

ইকমার্স বিজনেসে কাস্টমার তার প্রোডাক্ট করে শিপ করা হবে, এবং কবে তিনি হাতে পাবেন এটা নরমাল একটা প্রশ্ন থাকে। এখন এটা সম্পর্কে যদি ধারনা না থাকে তাহলে আমরা কাস্টমারকে প্রপার উত্তর দিতে পারবোনা। এবং সেই কাস্টমার বিরক্ত হয়ে আমার স্টোর থেকে আর কিছু কিনবেন না। তার সাথে নেগেটিভ ফিডব্যাক দিবে যেটা পরবর্তীতে বিজনেসের জন্যে ভাল হবে না।

ইকমার্স কাস্টমার সার্ভিস সম্পর্কে বেসিক ধারনাঃ

১। একটি অনলাইন স্টোরে প্রোডাক্ট অর্ডার হওয়ার পরে সেলেরের কাছে নোটিফিকেশন আসে। ধরে নিলাম আমার স্টোরে একটি কলম অর্ডার হয়েছে। কাস্টমারের নাম XYZ। অর্ডার হওয়ার পর আমি প্রোডাক্টটি সঠিক ভাবে কাস্টমারের কাছে পৌঁছে দেয়ার বেবস্তা করবো। আমার প্রোডাক্টটি কাস্টমারের কাছে ৩ থেকে ৭ দিন এর মধ্যে পাঠাতে হবে। আমি বেছে নিলাম DHL শিপিং সার্ভিস। এই শিপিং সার্ভিস কাস্টমার কে তার অর্ডার ঠিক মত পৌঁছে দিবে।

২। আমি প্রডাক্টটি শিপ করার পর DHL আমাকে একটি ট্র্যাকিং নাম্বার দিবে। যে নাম্বার টি দিয়ে আমি অনলাইনে DHL এর ওয়েবসাইটে গিয়ে সার্চ করলে দেখতে পারবো প্রোডাক্টটি এখন কোথায় আছে এবং কবে নাগাদ এটি গন্তব্যে পৌঁছাবে।

৩। এখন দেখি এর মধ্যে কি কি বেসিক সমস্যা হতে পারেঃ

– সঠিক সময়ে, মানে ৩ থেকে ৭ দিনের মধ্যে কাস্টমার প্রডাক্টটি পেলেন না
– শিপিং কোম্পানির দ্বারা প্রোডাক্টটি হারিয়ে গেল
– কাস্টমার যা অর্ডার করেছেন তা না পেয়ে অন্য কোন প্রোডাক্ট পেলেন
– প্রডাক্ট পাওয়ার পর কাস্টমার দেখলেন প্রডাক্টটি ভাঙ্গা অথবা নষ্ট হয়ে গেছে
– কাস্টমার অর্ডার করেছিলেন ২ টি প্রডাক্ট পেলেন ১ টি
– কাস্টমার তার ঠিকানা পরিবর্তন করেছেন, তাই তিনি চান নতুন ঠিকানায় প্রোডাক্টটি পাঠানো হোক
– কাস্টমার অর্ডারটি ক্যান্সেল করতে চান। ইত্যাদি

৪। সমস্যা জানিয়ে কাস্টমার আমাকে ইমেল করলেন। তখন কাস্টমারকে সঠিক নির্দেশনা দেয়া।

৫। যেহেতু মোটামোটি ধারনা করা যেতে পারে কি কি ধরেনের সমস্যা হতে পারে, তাই আমরা চাইলে কাস্টমার রিপ্লাইয়ের কিছু টেম্পলেট তৈরি করে রাখতে পারি। এতে করে আমাদের সময় কম লাগবে কাস্টমার মেনেজ করতে।

মনে রাখবেন সঠিক ভাবে কাস্টমারকে হেল্প করতে না পারলে বিজনেস এর অনেক ক্ষতি হতে পারে। তাই অবশ্যই ভাল ভাবে সমস্যাটি পরে তার পর রিপ্লাই করতে হবে !

3 thoughts on “ইমেইল কাস্টমার সার্ভিস (পার্ট – ১)

  1. “কাস্টমার রিপ্লাইয়ের কিছু টেম্পলেট তৈরি করে রাখতে পারি। এতে করে আমাদের সময় কম লাগবে কাস্টমার মেনেজ করতে।”

    Good idea , thanks

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *